来客対応時のマナー

来客の対応をするということ

来客があった時の対応は面談する人だけがすれば良い、というものではないのです。
お客様は案内されている途中などでも、色々なところを見ています。
たとえば、社内は整理整頓されているか、社内の雰囲気などです。
自分と関係のない来客であっても、すれ違う時は会釈する、エレベーターでは場所を譲るなど、気配りを忘れないようにしましょう。

お迎えしてから案内するまで

突然の来客ではない場合、事前に色々な準備を整えておきます。
誰と誰がいつ、どこで何をどうするのかの確認をしておけば、準備するべきこともおのずと分かります。
準備しておけば、お客様が到着してからの対応もスムーズです。
受付がない会社であれば、ドア口に人がいることに気付いたら、入り口付近の人でなくても積極的に超えをかけるなど、配慮しましょう。
受付では、まず向かい合っていらっしゃいませと挨拶し、用件や名前を聞いたら復唱して確認し、それから取り次ぐようにします。

約束がなかった場合の来客では、名指し人があるならその人に取り次ぎ、どうすれば良いかもその人に聞きます。
名指し人が不在だったなら、帰社予定時刻、不在の理由をお客様に伝え、その反応によって対応が変わります。
不安な場合、上司や先輩に相談します。
名指し人が戻ったら、来客があったこと、その用件や名前などを忘れずに伝えます。
名指し人がなければ、担当の部署に取り次ぎます。
なお、約束がなかった場合はお待たせしてしまうのは仕方ありませんが、約束があった場合は原則としてお待たせすることのないようにしましょう。

案内する時は無言で案内するのではなく、どこどこへご案内します、などの言葉をかけた上で案内します。
応接室は1日に何度も使いますが、先客があって使用した後は片付けを徹底し、空気の入れ替えもして、ドアはきちんと閉めておきます。
もちろん、お客様は上座に案内します。
待たせてしまう場合は、謝罪してどれくらいかかるのか伝えます。

面談からお見送りまで

面談が始まり名刺交換が終わった頃にお茶を出すのがベストですが、もしお待たせするのであれば先にお茶を出しておきましょう。
その際、面談が始まったら全員分のお茶を改めて入れ直します。
応接室の周辺では、私語は慎んだほうが良いです。
応接室の中まで聞こえ、悪い印象を与えるかもしれません。

面談が終わり、お見送りする時には面談内容の重要度、相手の地位などに応じてどこまで見送るかを決めます。
最も略式となるのが、応接室を出るところまでで、これは同等の立場同士、気心が知れた相手に限られます。
最も一般的なのがエレベーターホールまでとなります。
重要な商談相手、地位が高い相手だった場合は、玄関までとなります。

見送った後も、お客様の噂話などはしないようにしましょう。
忘れ物を鳥に戻ったお客様が聞いてしまうかもしれません。
また後片付けは、できるだけ早く行います。
忘れ物があった場合、すぐに対応できるからです。