貸し会議室のマナー
近年、貸し会議室の利用目的が多様化しています。1時間単位で借りられる便利な貸し会議室は、会議やセミナーなどビジネスの用途で使われてきた一方でさまざまなニーズに応える施設が増え、懇親会や自治会のパーティーなどプライベートな利用目的でも気軽に活用できるようになりました。使用目的の違いによって利用者同士のトラブルも発生しているようです。
トラブルの大きさによっては施設の利用ができなくなったり、しかたなくイベントを中断したりする事態に。トラブルが起こらないように、貸し会議室を利用するにあたって注意しておくポイントをおさえておきましょう。
貸し会議室利用時のトラブル
貸し会議室で起こるトラブルの原因は施設側と利用側の認識の違いによるものが多くあります。
下記の基本的な情報については事前にしっかり確認しておきましょう。
- 利用料・時間：借りる時間や延長による超過料金などの利用料金や予約前のキャンセル料の発生。
- 損害補償：施設に備えている備品を万が一破損・紛失してしまった時の対応。
利用規約には細かいルールが設けられている場合もあります。見落としによってトラブルに発展するケースもありますので、注意事項の項目をしっかりと確認しておくと安心です。
トラブルに対する対策
トラブルに発展しないよう、具体的に注意する点を紹介します。
持ち込みの範囲
飲食物の持ち込みがOKか確認しましょう。長時間貸し会議室を借りる場合、ケータリングや宅配弁当など施設内で昼食を計画するでしょう。飲食物の持ち込み自体がNGな施設や別途持ち込み料金が発生する施設などがあります。
注文した商品が持ち込めなかったり、思いがけない持ち込み料金が発生したりするので、事前に確認しておきましょう。
音響や声の大きさ
パーティーで流すBGMや大勢の声、マイクを使用したセミナーやプレゼン。など、大きな音をだすイベントを開催する場合には、施設の防音状況について確認が必要です。騒音は隣の会議室を借りている他の利用者や施設側とのトラブルに発展する恐れがあります。
部屋の作りや配置など、大きな音が迷惑にならない状態がどの程度なのか把握して、音量の調節をしておきましょう。
個人の認識にも配慮する
準備や運営をしている人だけ利用規約を把握するのではなく、利用者全員がマナーを守る意識が大切です。
ゴミの処分場所や喫煙場所については、個人で認識の違いがでやすい項目。
注意事項はしっかりと全員に共有する時間を設け、案内を忘れないようにしましょう。
詳しい使い方や、どのような部屋になっているのか確認したい場合は、貸し会議室の紹介サイトを確認するといいでしょう。備品の確認もしておくと、当日スムーズに利用できます。
