ビジネスチャットのマナー

ビジネスメールとは異なるチャットの文体

近年急激に普及してきているのがビジネスチャットです。
ビジネス目的のメールはすでに当たり前のツールとして定着してきた感じがありますが、チャットということになると使用される業界はIT系などに限定されてきます。

まずビジネスチャットが普及した理由として、即時性が求められる内容をすぐに確認することができるということがあります。
また電話と異なりチャットの場合はログが必ず残り、あとから日時を参照することができることから内容を確認して「言った」「言わない」という水掛け論を防ぐことができるという利点もあります。

しかしその一方でビジネスチャットはメールと比較してより軽いツールとして使われることから、どこまで格式ばった書き方をするかのルールやマナーが定着していないという問題も聞かれています。

特に上司や仕事上上役にあたる人とのチャットの場合、どこまで砕けた表現をしてよいのかどうか非常に悩むところでしょう。

ビジネスチャットにはいくつか種類があり、FacebookやTwitterなどオープンになっているものをビジネス用に利用することもあれば、クローズドな環境でのみ使用される社内専用ツールとして用いられることもあります。

APIサービスとしてビジネス向けのチャットが提供されていることも多く、遠方で勤務をする人とも簡単につながることができるという大きなメリットがあります。

ビジネス用のチャットを使用するときにまず心がけておきたいのがその文面です。
チャットの場合、ついプライベートでのメッセージ交換と同じ感覚で軽めの文章を作成してしまいがちですが、グループとして登録をしていたり、グループに入っていなくても閲覧権限が上司を持っていたりすることがよくあります。

そのため文章を作成するときには友人同士の感覚ではなくしっかりと文章として作成することを心掛ける必要があります。
メールのようにいちいち宛名や署名、時候の挨拶などをつける必要はありませんが、きちんと敬語を用いるなど電話で話しているのと同じくらいの言葉遣いを心掛ける必要があります。

ビジネスチャットで重要になるのが即レスです。
もともとが電話でできる会話を文章として残すということでメリットを求めるのがビジネスチャットなので、何日も返事を待たせるようでは意味がありません。

チャットとはいえ記録として残す重要な打合せ文書になることから、作成時にはできるだけあとから参照しやすいキーワードをつけておくのが便利です。

メールのように件名がありませんので、どの発言に対してのレスであるかを明確にするとともに、あとから調べるときに必要になるだろう固有名詞はできるだけ文章に使うようにしていくと非常に便利です。