社外文書とEメールのマナー

ビジネスレター全般のマナー

社外文書やEメールそれぞれでのマナーを見る前に、まずビジネスレター全般のマナーを確認します。
ビジネスレターでは原則として横書きにします。
そして、正確な内容になっているか、目的統一されていて簡潔になっているか、誤字脱字はないか、礼と誠意はつくされているか、トラブル防止のためにコピーしたか、といったチェックポイントが存在します。

社外文書のマナー

社外文書では発信日の日付を忘れずに入れます。
和暦でも西暦でも構いませんが、国内宛のものは元号で書くのが主流です。
宛名は略称は使わず、正確に書きます。
発信者名は所在地、会社名、所属部署、肩書き、名前の順番に書き、所在地は省略することもあります。
趣旨、内容が分かりやすいよう簡潔なタイトルを書きます。

本文は前文、主文、末文と3つの構成になるように書きます。
前文では文書の内容に対応した頭語と結語を使い、時候の挨拶、安否や陳謝、感謝、相手の反映を祝う言葉などを書きます。
主文は改行して前文と区別し、正確かつ簡潔に書くことが大切です。
末文では簡潔に要点を繰り返すことで強調します。
そして「記」として主文の用件やポイントを独立させて箇条書きにします。
最後に、同封した書類などの数、番号、名前などを書き、捺印、社印を押します。

Eメールのマナー

Eメールのアドレスは1文字間違えた、スペースが入ったというだけでも届かなくなるので、十分注意して送ります。
件名は内容が一目で大体分かるよう、簡潔にします。
相手が日本人なら、英語タイトルは迷惑メールだと誤解されることもあるので、気をつけましょう。
一方で外国の人とのメールのやり取りであれば日本とは違うビジネス英語のマナーを踏まえた上での文書の作成が必要になります。
返信ボタンからメールを書くと件名に「Re:」とつきます。
つけたままの方が相手にも親切ですが、何度もやり取りしていてRe:がたくさん続いてしまう場合、「Re5」のように回数は数字にすると良いでしょう。

メール本文の構成は宛名、前文、本文、署名となります。
宛名は社外文書の場合と同じように書きますが、前文の時候の挨拶は不要です。
いつもお世話になっております、などからはじめ自分の会社名や名前を書きます。
1行は30から35文字前後が読みやすいため、行が変わるような設定をしておくと便利です。
相手がスクロールせずに読めるくらいの長さが最適とされています。
長くなる場合、本文の冒頭でひと言断っておきます。
署名には会社名、部署、自分の名前、メールアドレス、サイトアドレス、住所、電話番号などを書きます。
名刺代わりにもなるため、必ずつけるようにします。

なお、複数の相手に送る場合、受信相手同士が知り合いではない場合などは、Bccを使うのが一般的です。
Bccなら一斉送信しても受信者にアドレスが見えなくなるからです。
メールでは機種依存文字は避け、添付ファイルは拡張子や容量に気をつけましょう。