FAXを送る際のマナー

FAX送信のマナー

電子メールが普及し、使用頻度が下がったとも言われるFAXですが、必要な場面は今も少なくありません。
FAXを送る必要がある時、マナーを知らずに慌てることがないよう、きちんと知っておきましょう。

FAXを送る時にやらなければならないこと

送信時には1枚目に必ずFAX送信状というものをつけます。
これには送信先を間違えた場合のトラブルを防ぐ、複数枚送信した時に相手が確認しやすい、などの理由があります。
必要な項目としては、送信日、送信先のFAX番号、社名、部署、氏名といった情報、次に送信元の社名やFAX、電話番号を相手先より必ず低い位置に書き、送信状も含めた送信枚数、件名、送信書類の概要や挨拶などのコメントを書きます。
会社、部署などでフォーマットがあればそれにそって書きます。
定期的に送信している相手、緊急時には送信する書類の1枚目の左上の余白に送信先、右上の余白に送付枚数や発信元を記入すれば良いこともあります。

FAX送信の前後には電話で確認します。
特に送信前には、これからFAXを何枚ほど送ると伝えておけば、相手は確認しやすいです。
多い場合は、トナーや紙のチェックなどもできるため、忘れずに連絡しましょう。
緊急の場合などは、送信後にも電話で連絡します。
そうすれば送信エラーなどが起きていた場合、すぐに対応することができます。
FAXの機器で確認できるようになっているものもありますが、電話での確認がやはり最も確実ですし、丁寧です。
その際、相手がFAXを受信できた頃を見計らって連絡した方が確実です。
枚数は全部あるか、見づらいところはなかったなどの確認もします。

FAXを送る時にやってはいけないこと

まず、根本的な問題としてやらないように気をつけたいのが、FAX番号を間違えるということです。
様々なトラブルの元になりかねませんので、番号は十分に確認しましょう。

あまりに大量の書類を送るのも避けた方が良いです。
用紙をたくさん使いますし、相手側の回線を長い時間独占してしまうことになります。
1回で送信する枚数は、A4で5枚から10枚くらいまでにして、それより多くなってしまうなら送っても良いか相手に確認します。
大量の書類を送る場合は、郵便や電子メールを使う方が良いでしょう。

FAXは基本的に白黒です。
送信する時、蛍光ペンが使われていたり、文字がグレーなどの薄い色だったり、字が細かったりすると、そのままでは相手に届いても見づらい書類となることがあります。
FAXで送って相手にとって見やすい書類になるよう、調整してから送ります。
文字が小さいものは拡大コピーをしてから送るなど、配慮しましょう。
また、相手先のトナーを無駄遣いさせないためにも、内容と関係ないイラスト、図柄、罫線などが入ったものは避けます。

FAXは相手が必ず直接受け取るとは限りません。
色々な人がその書類を見るかもしれないのです。
ですから、機密事項の記載されたものなどは送らないようにします。
FAXとは公開しても問題がない文書を送るもの、と考えておきましょう。