アポの取り方のマナー

アポ取りの前の準備

アポイントを取るときは、社会人として最低限のマナーがあります。
ビジネスの話をするために相手と会う約束を取ることであり、相手の都合も考えず、突然訪問するのは、マナー以前の問題であり、連絡もなしに来られても、相手は困るでしょう。
まずはアポ取りの前には、確認を行います。

相手の会社の電話番号、担当者名、訪問希望時間を確認しましょう。
次に、アポイントは通常は電話を行い、相手方と話し、いつ会うか約束を取り付けます。
そのために、メールやSNSで今度伺いますというのは、通常は行いません。
メールやSNSだと、相手がこちらの希望の時間に会ってくれるか、了承したかもわからないです。

電話で話すときは、基本は敬語や丁寧語を使います。
初めて電話をするときは、上手く話さないといけないと緊張するかもしれませんが、一方的に話すのは相手の言葉を遮って良くありません。
相手との言葉のキャッチボールを行うようにして、また、アポイントでは会う時間を決めるのがメインとなり、電話では軽く内容に触れるだけにして、詳しく話す必要は無いです。
詳しい話は、実際に後日会ったときに話すようにします。

アポイントの電話のかけ方

・こちらから名乗って自己紹介する

まずは相手方の会社に電話したときは、最初に自分の会社名と名前を名乗ります。
次に、目的の相手が電話に出た場合はそのまま用件を伝えますが、違う人が電話に出たときは、目当ての人がいるかどうか聞きましょう。
もしも会社内にいるなら変わってもらうように伝え、外出中ならば、後日再度電話する旨を伝えます。

・ゆっくりはっきりと話す

初めてアポイントの電話をすると緊張で早口になるかもしれませんが、出来るだけゆっくりとはっきり大きな声で話します。
ただゆっくりすぎても、大きすぎても相手は電話の声を聞きにくいので、ちょうど良いぐらいで話すようにしましょう。

・用件を話す

相手が電話に出たならば、こちらの用件を伝えます。
アポイントなので、まずは会社の事業内容などを話し、お会いできませんかと伺います。
または、最初から会う前提でアポイントの電話をしたならば、何月何日の何時はご都合はどうでしょうか？と相手の都合を聞きます。
そしてアポイントの約束が取れた、または断られたにしても、しつこくすることはなく、その時点で、失礼しますと電話を切りましょう。
どうしても会って欲しいんです、そこを何とか、という風にしつこいと余計に嫌われて、会社のイメージも下げてしまいます。

これでアポイントの電話は完了です。
友達と話すのではないので、ため口で話すことはせず、適度に敬語や丁寧語を使います。
クレーム客に対するような丁重な敬語や丁寧語はやりすぎなので、適度な話し言葉で電話をするようにします。